河北省邯郸市魏县县委编办“四步走”推进机构编制档案信息化进程

河北省邯郸市魏县县委编办“四步走”

推进机构编制档案信息化进程

　　机构编制档案是记载机构编制历史沿革的重要载体，传统纸质档案存在分类复杂、查阅不便、易污易损等弊端，河北省邯郸市魏县县委编办主动适应档案管理新时代新要求，通过精心准备、周密录入、长效管理、严格保密“四步走”推进机构编制档案电子化管理，使机构编制档案的数据安全性、更新时效性、查阅便利性得到明显提升，有力推进机构编制档案信息化进程。

　　一是精心准备，强化硬件配套，细化档案整理。配备了专用电脑、打印机、扫描仪、移动硬盘和档案柜等硬件设施，并邀请县档案馆业务骨干进行培训指导，厘清整体思路。按照时间顺序，逐一核对，重新整理了1990年以来的历史文书档案共104盒1830余件。制作统一的档案盒、编码样式、封面和目录，按照年份装订成盒，确保机构编制沿革文件整齐、准确，为机构编制沿革文件扫描录入工作打下坚实的基础。

　　二是周密录入，严谨“双备份”，创新“电子签”。在保持原始纸质档案不变的前提下，依托高清扫描仪将纸质档案转换成电子数据，形成“电子系统管理+纸质档案支撑”的“双备份”档案管理模式。同时为每份电子档案编设“电子签”：包含文号、柜号、序列号等信息，让档案有了专属的“身份证号”，经“三查三对”无误后，生成档案检索目录，完成扫描录入档案总计105卷1830余件。

　　三是长效管理，转变查阅方式，落实即办即录。在电子档案查阅方面，实现了查阅方式由原始资料翻阅向电子信息检索的转变。查阅过程支持日期检索、文号检索、关键字检索等多种搜索方式，查阅结果支持转存、打印、传真等多种输出方式，确保档案查询数据精准、内容全面、查阅快速。在电子档案更新方面，按照“即办即录”原则进行动态调整，做到文件归档后及时录入更新，始终保持电子档案数据最新、信息最全。

　　四是严格保密，明确管理责任，加强技术保护。实行电子档案管理责任制，职责任务明确到岗到人，并严格落实电子档案查阅审签制度，不断提高保密意识、严守保密纪律、规范保密管理。在硬件、软件系统上予以技术保护，对全盘数据采取加密处理，设置登录权限，实行“专人专机”管理，保障电子档案数据安全。